Thực hiện công văn số 237/CCVTLT-QL ngày 28 tháng 10 năm 2013 về báo cáo tổng kết, báo cáo thống kê và đánh giá, chấm điểm thi đua công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 của Chi cục Văn thư – Lưu trữ và công văn số 1933/SNV-CCVTLT ngày 28 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ về việc triển khai thực hiện Thông tư số 09/2013/TT-BNV về báo cáo thống kê công tác văn thư - lưu trữ, Sở Tài nguyên và Môi trường xin báo cáo như sau:
1. Báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2013:
a. Tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ:
- Về biên chế: Qua kiểm tra 9 đơn vị trực thuộc và khối cơ quan Sở có 31 cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong đó có 8 cán bộ làm công tác kiêm nhiệm tại các phòng, ban chuyên môn, 6 cán bộ làm công tác chuyên trách văn thư tại cơ quan Sở, còn lại là chuyên trách tại các đơn vị trực thuộc.
- Về trình độ chuyên môn: Cơ quan Sở và các đơn vị đã quan tâm bố trí công chức, viên chức có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành đào tạo để nâng cao chất lượng về công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài việc phân bổ cán bộ có chuyên ngành phù hợp, đội ngũ văn thư của Sở còn có ưu điểm là có nhiều kinh nghiệm và thâm niên làm việc; luôn được lãnh đạo quan tâm cho đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên để nâng cao trình độ nên công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm đáp ứng yêu cầu và phát huy được hiệu quả công việc.
Trong năm vừa qua, văn thư Sở không có biến động nhiều về nhân sự, một số sinh viên mới thực tập ở bộ phận văn thư sau khi tốt nghiệp được tuyển dụng và bố trí ở những vị trí công việc chuyên môn khác nên nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ không biến động nhiều.
b. Công tác quản lý văn thư, lưu trữ:
Sở đã thực hiện tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai tương đối đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ tại Sở và các đơn vị trực thuộc đi vào nề nếp và ổn định.
- Về tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ: Lãnh đạo Sở đã quan tâm chỉ đạo triển khai tương đối đầy đủ các văn bản quy định của Nhà nước và được sử dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt động về văn thư, lưu trữ; cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ. Trong năm vừa qua đã xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (VTLT) như sau:
+ Văn bản hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2013;
+ Quyết định ban hành Quy chế văn thư lưu trữ thay thế Quyết định số 1036/QĐ-TNMT-VP năm 2009;
+ Quy chế về Bảo vệ bí mật Nhà nước và Hướng dẫn thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Hiện nay vẫn đang áp dụng các quy trình khai thác và quy trình nghiệp vụ lưu trữ đã được ban hành từ những năm trước như sau:
+ Quy trình kiểm soát thủ tục chỉnh sửa sai sót trên các chứng từ về nhà, đất tại Phòng Lưu trữ tư liệu (đối với các trường hợp sai sót thông thường không làm thay đổi nội dung chứng từ).
+ Quy trình kiểm soát thủ tục chỉnh sửa sai sót trên các chứng từ về nhà, đất tại Phòng Lưu trữ tư liệu (đối với các trường hợp sai sót làm thay đổi nội dung chứng từ).
+ Quy trình kiểm soát thủ tục cung cấp thông tin đất đai và tài sản gắn liền với đất sau 30/4/1975 tại phòng lưu trữ tư liệu.
+ Quy trình kiểm soát thủ tục cho mượn hồ sơ nhà đất (đối với bên ngoài) tại phòng lưu trữ tư liệu.
+ Quy trình kiểm soát thủ tục cho mượn hồ sơ nhà đất (đối với nội bộ) tại phòng lưu trữ tư liệu.
+ Quy trình kiểm soát thủ tục trích sao sổ điền thổ và địa bộ (đối với trường hợp cung cấp được số bằng khoán, số địa bộ)
+ Quy trình giao nhận - chỉnh lý, hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Việc ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở với đơn vị trực thuộc được triển khai đúng tiến độ do đó chất lượng của việc triển khai các hoạt động văn thư, lưu trữ đạt hệu quả cao. Quy chế văn thư lưu trữ được ban hành áp dụng cho khối cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc Sở.
- Công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác VTLT: Việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ luôn thực hiện đúng quy định và pháp luật nên không xảy ra tình trạng khiếu kiện hoặc phải giải quyết khiếu nại, tố cáo.
- Đã triển khai công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ VTLT của Sở Nội vụ, trong năm vừa qua Sở đã cử 05 cán bộ tham gia các lớp như Đại học chuyên ngành lưu trữ, sơ cấp nghiệp vụ vă thư lưu trữ, nghiệp vụ chỉnh lý…
- Về việc thực hiện chế độ chính sách và công tác thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực VTLT: hiện nay chưa có cơ chế và chính sách khen thưởng cho hoạt động này nhưng công tác văn thư lưu trữ luôn được lãnh đạo Văn phòng quan tâm và đề xuất khen thưởng nhằm khích lệ tinh thần làm việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ trong đánh giá CBCC cuối năm.
- Về chế độ phụ cấp: Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có chế độ phụ cấp độc hại, ưu đãi hệ số lương và các chính sách hiện vật khác.
c. Hoạt động nghiệp vụ văn thư:
- Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi: Công tác quản lý văn bản đến và văn bản đi được thực hiện bằng phần mềm quản lý văn bản nằm trong hệ thống cityweb của thành phố. Hàng năm, Sở Thông tin và Truyền thông luôn có cơ chế bảo trì, sửa chữa ngay khi có sự cố xảy ra do đó việc quản lý văn bản đi và đến được bảo đảm một cách khoa học và dễ tìm kiếm khi cần thiết.
- Việc chấp hành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Sở đã triển khai áp dụng Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vào việc soạn thảo văn bản. Một số sai sót trong thể thức văn bản như: Thiếu trích yếu, thiếu nơi nhận, ghi sai địa danh, định lề trang văn bản… cũng có xảy ra nhưng rất ít và cũng đã được nhắc nhở, kiểm soát chặt chẽ trước khi ban hành do đó chất lượng văn bản khi ban hành tương đối khá cao.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu: được thực hiện đảm bảo đúng theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Số văn bản đi của cơ quan phát hành tính đến thời điểm báo cáo: Trong năm vừa qua Sở đã ban hành được khoảng 12.000 văn bản đi (bao gồm cả Quyết định) và tiếp nhận khoảng 38.000 văn bản đến. Số lượng văn bản trên được bảo đảm cập nhật kịp thời trên hệ thống và luân chuyển xử lý theo đúng quy trình.
- Việc thực hiện chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tất cả các hồ sơ được bộ phận Văn thư của Sở khóa hồ sơ vào cuối năm và lưu tại Sở trong vòng 01 năm, năm sau sẽ chuyển cho bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố.
d. Kết quả công tác thu thập, chỉnh lý:
- Công tác thu thập và chỉnh lý: Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan là 137, mét trogn đó đã lập hồ sơ là 15.965 hồ sơ tương ứng với 119,8 mét.
- Công tác thẩm định “Danh mục tài liệu hết giá trị” và tiêu hủy tài liệu: Tổng số mét giá tài liệu đã hủy là 50 mét.
e. Tình hình kho tàng và bảo quản tài liệu:
- Tình hình bố trí kho: Kho bảo quản tài liệu có diện tích chuyên dụng là 2.100 m2, diện tích kho không chuyên dụng là 450m2, giá bảo quản tài liệu có chiều dài là 6.089 mét trong đó giá cố định là 5.624 mét.
Trang thiết bị được bố trí bao gồm: hệ thống báo cháy tự động, hệ thống điều hòa trung tâm, 19 máy vi tính, 02 máy photocopy, 17 máy hút ẩm, 12 quạt thông gió, 104 bình chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự động bằng CO2 và hệ thống chữa cháy bán tự động bằng H2O.
- Tình trạng tài liệu hiện đang bảo quản: Tính đến thời điểm hiện tại
* Tài liệu hành chính:
+ Có 12 phông tài liệu lưu trữ trong đó 09 phông đã chỉnh lý hoàn chỉnh.
+ Tổng số mét giá tài liệu là 6.027,7 mét trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 1.017.596 hồ sơ với độ dài là 4.888 mét.
*Tài liệu chuyên môn: 1.800 mét
* Tài liệu nghe nhìn: 1.500 đĩa
* Tài liệu ảnh: 9.500 ảnh
f. Hoạt động khai thác:
- Kết quả phục vụ khai thác: trong năm vừa qua đã phục vụ 18.952 lượt người khai thác sử dụng tài liệu với 8.815 hồ sơ và 12.055 văn bản. Tổng số tài liệu sao chụp là 22.852 trang; cấp chứng thực Lưu trữ là 20.626 văn bản.
Công cụ tra cứu bằng thẻ tra tìm là 541.305 phiếu, cơ sở dữ liệu hồ sơ là 1.344.748 hồ sơ.
g. Việc ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác VTLT:
- Trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến: sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để quản lý, thống kê và tìm kiếm.
- Trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Hiện nay đang dung phần mềm Oracle để phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ nhà đất và tìm kiếm của Cục Thống kê thành phố.
h. Nhận xét, đánh giá:
* Ưu điểm:
- Lãnh đạo đơn vị đã đánh giá đúng vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; chỉ đạo triển khai đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được cải thiện đáng kể, biên chế cán bộ làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được nâng cao hơn một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ.
- Cán bộ chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản hướng dẫn kịp thời và đầy đủ đến các phòng, ban, cơ quan và đơn vị trực thuộc Sở triển khai thực hiện như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu… góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn tại từ nhiều năm nay như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ...
- Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đẩy mạnh.
- Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ cũng được chú ý hơn, nhất là đầu tư cho việc quản lý văn bản đi và đến, cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Đạt được những kết quả trên là do sự quan tâm của lãnh đạo Sở và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc và sự cố gắng nổ lực của những người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ luôn có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc được phân công.
* Tồn tại và nguyên nhân:
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư còn hạn chế, cụ thể phần mềm lõi vẫn đang trong giai đoạn vận hành và sửa chữa thường xuyên, hiện chưa được nâng cấp nên thường hay xảy ra lỗi gây ách tắc trong quá trình xử lý công việc. Mặt khác, CBCC quan tâm thực hiện triệt để xử lý văn bản trên phần mềm nên việc quản lý văn bản trên hệ thống còn gặp nhiều khó khăn và không bảo đám tra cứu, giám sát khi đánh giá công việc.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của nhiều phòng, ban và đơn vị vẫn còn sai sót do CBCC chưa thật sự quan tâm và nghiêm túc thực hiện theo những quy định nhưng hiện nay chỉ mới thực hiện biện pháp nhắc nhở và chưa có chế tài xử phạt.
- Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý là một trong những tồn tại cơ bản, phổ biến hiện nay ở các đơn vị và cũng là tồn tại chung của Sở. Tình trạng này đang gây rất nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, nếu càng kéo dài thì việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị sẽ khó tránh khỏi. Tính đến đầu năm 2013, lượng hồ sơ tồn đọng qua các thời kỳ còn khá nhiều (ước khoảng 4.795 mét tài liệu và 9.500 không ảnh, 1.000 bao bản đồ và 3.000 ống bản đồ) chưa được chỉnh lý, việc quản lý, cung cấp hồ sơ lưu trữ chưa được đầy đủ, chính xác, nên có những trường hợp không thể cung cấp thông tin cho tổ chức, các nhân có yêu cầu.
- Chưa triển khai việc lập hồ sơ về công việc của từng CBCC; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được xử lý trên phần mềm còn phổ biến.
i. Kiến nghị, đề xuất:
- Về phía Sở sẽ triển khai thực hiện những công tác sau để khắc phục tồn tại:
+ Đề ra biện pháp chế tài xử lý đối với những trường hợp ban hành văn bản sai thể thức để nâng cao chất lượng văn bản phát hành.
+ Cấp kinh phí để tổ chức chỉnh lý lượng hồ sơ tồn đọng nêu trên theo Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 22/8/2007 của UBND thành phố, và chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09/9/2013 của UBND thành phố về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
+ Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; từng cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ.
- Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Tài chính phối hợp triển khai thực hiện nâng cấp các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác.
2. Báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ: đính kèm các biểu mẫu báo cáo.
3. Đánh giá, chấm điểm thi đua: Theo phụ lục số II của Hướng dẫn số 1067/HD-SNV ngày 15/7/2013, Sở Tài nguyên và Môi trường tự đánh giá là 379 điểm và xếp loại Xuất sắc (đính kèm bảng đánh giá).