Nhằm tăng cường các biện pháp quản lý chặt chẽ phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành các Thông tư quy định về quy định về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009, Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014); đồng thời Bộ đã ban hành các văn bản nhằm hướng dẫn chỉ đạo thực hiện, khắc phục tình trạng quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận không đúng quy định của pháp luật, tiềm ẩn các nguy cơ gây phức tạp trong quản lý sử dụng đất.
Song đến nay ở một số địa phương vẫn còn tình trạng quản lý phôi Giấy chứng nhận không chặt chẽ hoặc đã để xảy ra làm mất, thất lạc phôi Giấy chứng nhận trong các giai đoạn trước đây nhưng không có biện pháp giải quyết theo đúng quy định của pháp luật. Để khắc phục tồn tại nêu trên, Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã có Công văn số 1294/TCQLĐĐ-CĐKĐĐ ngày 20/7/2018 gửi Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo thực hiện tăng cường biện pháp quản lý, sử dụng phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Theo đó, đề nghị Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức kiểm tra, chấn chỉnh và chỉ đạo sát sao việc quản lý phôi Giấy chứng nhận ở địa phương trên toàn bộ phạm vi tỉnh, thành phố theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT; không để xảy ra tình trạng sử dụng phôi Giấy chứng nhận tự do, tùy tiện, không có cán bộ chuyên trách quản lý, không lập sổ theo dõi sử dụng phôi Giấy chứng nhận hàng ngày, không thu hồi các phôi Giấy chứng nhận bị hư hỏng để tổ chức tiêu hủy.
Trường hợp bị mất hoặc thất thoát phôi Giấy chứng nhận mà chưa xác định được nguyên nhân thì phải công khai các seri phôi Giấy chứng nhận bị mất, thất thoát trên Website của Sở Tài nguyên và Môi trường và gửi thông báo tới Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan khác có liên quan như các tổ chức tín dụng, các cơ quan công chứng, chứng thực… để phòng ngừa việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận cho các mục đích vi phạm pháp luật.
Chỉ đạo các Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh của Văn phòng đăng ký đất đai trong địa phương, các đơn vị tư vấn (nếu có) và các cơ quan có liên quan không được sử dụng, xác nhận đối với các phôi Giấy chứng nhận có số seri bị mất, thất lạc. Trường hợp phát hiện có phôi Giấy chứng nhận có số seri bị mất, thất lạc thì phải báo ngay cho cơ quan công an tại địa phương để có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật.
Tổng cục Quản lý đất đai đề nghị Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố chỉ đạo thực hiện theo các đề nghị nêu trên và chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận ở địa phương.