Ngày 26 tháng 3 năm 2012, ông Nguyễn Hoài Nam - Phó Giám Đốc Sở Tài nguyên và Môi trường đã chủ trì cuộc họp về quản lý phôi và quy trình phối hợp viết, vẽ trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (viết tắt là Giấy chứng nhận). Tham dự cuộc họp có Trưởng Phòng Quản lý sử dụng đất, Giám đốc Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất thành phố, Giám đốc Trung tâm Kiểm định bản đồ và Tư vấn tài nguyên môi trường, Giám đốc Trung tâm đo đạc bản đồ. Sau khi nghe các đơn vị báo cáo quy trình thực hiện và những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện, ông Nguyễn Hoài Nam - Phó Giám đốc Sở đã chỉ đạo:
1. Để thống nhất một đầu mối và quản lý được chặt chẽ phôi Giấy chứng nhận tại Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố có trách nhiệm liên hệ với Bộ Tài nguyên và Môi trường để nhận phôi Giấy chứng nhận và cung cấp cho các đơn vị thuộc Sở có chức năng viết, vẽ Giấy chứng nhận.
Trong quá trình viết vẽ Giấy chứng nhận, nếu có sai sót phải làm lại; đơn vị viết, vẽ có trách nhiệm nộp lại phôi Giấy chứng nhận bị sai cho Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố để làm thủ tục huỷ bỏ.
2. Phòng Quản lý sử dụng đất chỉ chuyển đi viết, vẽ Giấy chứng nhận đối với các trường hợp đã đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận. Cần chú ý đến nội dung dự thảo viết, vẽ phải đầy đủ, chính xác, hạn chế sai xót mức thấp nhất.
3. Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố, Trung tâm kiểm định bản đồ và Tư vấn tài nguyên môi trường và Trung tâm đo đạc bản đồ viết, vẽ Giấy chứng nhận theo đề nghị của Phòng Quản lý sử dụng đất. Sau khi viết vẽ Giấy chứng nhận xong, phải trực tiếp bàn giao lại cho Phòng Quản lý sử dụng đất (Lưu ý không giao cho tổ chức, cá nhân kể cả trường hợp viết, vẽ sai thì Phòng Quản lý sử dụng đất phải trực tiếp giao lại cho đơn vị viết, vẽ).
Trưởng phòng Quản lý sử dụng đất, Giám đốc Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố, Giám đốc Trung tâm kiểm định bản đồ và Tư vấn tài nguyên môi trường và Giám đốc trung tâm Đo đạc bản đồ nghiêm túc triển khai thực hiện nội dung Thông báo này. Trường hợp nếu cần thiết thì Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố tổ chức họp với các đơn vị liên quan để thống nhất quy trình thực hiện.